Seit April 2006 führt die LEG-Gruppe ihre Ausschreibungen von Bauleistungen für rund 25.000 Wohnungen mit der Internet-Applikation ORCA POOL durch. Das Ergebnis: mehr Effizienz! Hunderte von Ausschreibungen können nun von nur drei Mitarbeitern betreut werden. Vor allem die einfache Bedienung des Systems war ausschlaggebend für den reibungslosen Übergang zu modernster Technik.

Die LEG Projekte & Konzepte GmbH ist eine Tochtergesellschaft der LEG Baden-Württemberg mbH, die zu den größten Immobiliengesellschaften Deutschlands zählt. Zur Verwaltung ihrer rund 25.000 Mietwohnungen gehört auch die Ausschreibung und Vergabe aller anfallenden Baumaßnahmen. Das umfasst klassische Renovierungs- und Sanierungsarbeiten wie Anstriche, Fensteraustausch oder Schlosser- und Spenglerarbeiten ebenso wie größere Projekte bis hin zu Neubauten. Ob eine Fassade renoviert werden muss oder ein Wohnhaus errichtet werden soll - jede Bauleistung wird ausgeschrieben.

Die Möglichkeit, den Ausschreibungsprozess zu vereinfachen kommt Bernd Ulmer, der bei der LEG für den Einkauf im Bereich Wohnimmobilien verantwortlich ist, deshalb wie gerufen. "Wir haben ja schon Erfahrungen mit dem Programm ORCA AVA. Bereits bei dessen Anschaffung war klar, dass die digitale Angebotsanforderung ein wichtiges Thema wird", erklärt Herr Ulmer. Mit dem internetbasierenden Kommunikationssystem ORCA POOL reduziert sich nun der Aufwand für den Datenaustausch, die Datenpflege und Kontrolle auf ein Minimum.

Dabei sind das Prinzip und die Handhabung denkbar einfach. Die Ausschreibung wird in den Projektraum gestellt. Ein ausgewählter Bieterkreis wird mit Veröffentlichung der Ausschreibung per E-Mail aufgefordert, sein Angebot abzugeben. Der Bieter erhält individuelle Zugangsdaten, mit denen er ausschließlich auf die für ihn bestimmten Informationen zugreifen kann. Einzige Voraussetzung ist ein Internet-Explorer. Er kann die Bepreisung direkt online vornehmen und das ausgefüllte Angebot für seine Unterlagen ausdrucken. Oder er liest das Angebot über eine Schnittstelle als GAEB-Datei ein. Jede Aktion im POOL wird dokumentiert und ist so stets vollständig nachvollziehbar.

So viel zur Theorie. In der Praxis begann man bei der LEG Baden-Württemberg im Januar mit den projektübergreifenden Vorbereitungen. Die im POOL bereitgestellten Vorlagen wurden dem Unternehmsauftritt angepasst. Neue Formblätter wurden erstellt, um die Vorgaben durch die Firmenstrukturen zu berücksichtigen. In der Benutzerverwaltung wurden rund 500 ausführende Unternehmen in Bietergruppen nach Gewerken geordnet angelegt.

Bereits seit April 2006 holen Bernd Ulmer und seine Kollegen Christina Limbach-Mayer und Stefan Dangelmaier über den ORCA POOL Angebote ein. Sie ziehen die Ausschreibung aus der ORCA AVA einfach per Drag & Drop in den POOL. Das System erstellt nun automatisch einen Vorgang Ausschreibung mit allen hinterlegten projektübergreifenden Anhängen wie Vertragsbestimmungen und Formblätter - es kann also nichts mehr vergessen werden. Die spezifischen Informationen über das Bauvorhaben werden als Dateien in beliebigen Formaten angehängt. Der Bieterkreis wird aus der Benutzerverwaltung hinzugefügt und der Vorgang veröffentlicht - fertig! Die eingehenden Angebote werden direkt per Drag & Drop in die Angebotsprüfung der ORCA AVA gezogen - schnell und korrekt. Das war zu Zeiten der Papier-Ausschreibung schon ein ungleich höherer Aufwand.

Besonders wichtig für das Einkaufsteam der LEG Projekte & Konzepte GmbH: Mit der Möglichkeit, über die Digitale Angebotsanforderung das Leistungsverzeichnis direkt online zu bepreisen, können sich die aufgeforderten Unternehmen auch dann an der Ausschreibung beteiligen, wenn sie keine Kalkulationssoftware einsetzen. Und die ganz wenigen Handwerksbetriebe ohne Internet-Browser, die regelmäßig mit Herrn Ulmer und seinen Kollegen zusammenarbeiten, schicken ihr Angebot eben nach wie vor auf Papier.
Bis heute hat das Team mehr als 200 Ausschreibungen mit ORCA POOL abgewickelt. "Eine Arbeit," so Bernd Ulmer, "bei der wir mit der alten Methode wohl von der Flut der Rückläufe überrollt worden wären."

Dass der Umstieg zur Angebotseinholung per Internet so schnell und problemlos verlief, führt Bernd Ulmer vor allem auf die einfache Bedienung zurück. "Der Windows-orientierte Aufbau ist logisch und leicht verständlich, für die einzelnen Arbeitsschritte sind nur wenige Mausklicks erforderlich." Der Schulungsaufwand war minimal, eine interne Einweisung für die Mitarbeiter genügte.

Entscheidend bei der Realisierung dieser doch ziemlich revolutionären Methode ist auch, dass die beteiligten Anbieter mit dem System gut zurechtkommen. Dazu hat die LEG Baden-Württemberg ihren POOL in die Homepage integriert und für alle, die gerne schriftlichen Anweisungen folgen, eine Anleitung hinterlegt. Die Angebotsabgabe via Internet wird von den Bietern gut angenommen. Der Anteil der Rückläufe ist von Anfang an der momentanen Auslastung der Handwerksbetriebe entsprechend. Dabei gibt es keine erkennbaren Unterschiede zwischen Stadt und Land.