Elektronische Durchführung von Vergabeverfahren

Die e-Vergabe ist im deutschen Vergaberecht längst Standard: Öffentliche Auftraggeber wickeln Vergabeverfahren heute elektronisch ab – von der Bekanntmachung über die Vergabeunterlagen bis zur Angebotsabgabe. Für Architektur- und Ingenieurbüros bedeutet das vor allem eines: Die Leistungsverzeichnisse (LVs), die zwischen Vergabestelle und Bietern ausgetauscht werden, müssen einheitlich strukturiert sein. Dieser Beitrag erklärt, was die e-Vergabe rechtlich verbindlich macht, wie der elektronische Datenaustausch funktioniert und wie Sie mit ORCA AVA e-Vergabe-konforme Leistungsverzeichnisse erstellen.

Was ist e-Vergabe?

Der Begriff e-Vergabe steht für die elektronische Durchführung von Vergabeverfahren. Gemeint ist die digitale Abwicklung öffentlicher Ausschreibungen: Bekanntmachung, Bereitstellung der Vergabeunterlagen, Kommunikation mit Bietern und Angebotsabgabe erfolgen über elektronische Mittel statt auf dem Postweg. Rechtsgrundlage ist unter anderem Artikel 22 der EU-Richtlinie 2014/24/EU, die von den Mitgliedstaaten die vollständige Digitalisierung des Vergabeprozesses verlangt.

Rechtliche Grundlagen der e-Vergabe

Im Oberschwellenbereich schreibt § 9 der Vergabeverordnung (VgV) die elektronische Kommunikation grundsätzlich verbindlich vor; § 97 Absatz 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verpflichtet Auftraggeber und Unternehmen entsprechend. Für Bauleistungen regelt § 11 der VOB/A die verpflichtende Nutzung elektronischer Mittel. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die in § 7 ebenfalls eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Kommunikation vorsieht.

Ausnahmen bestehen nur in engen Grenzen: Elektronische Angebote müssen nicht akzeptiert werden, wenn der geschätzte Netto-Auftragswert 25.000 € nicht überschreitet, oder bei bestimmten Verfahrensarten ohne Teilnahmewettbewerb (§ 38 Abs. 4 UVgO). Vergabeunterlagen dürfen zudem auf anderem Weg übermittelt werden, wenn dafür besondere, nicht allgemein verfügbare technische Mittel wie proprietäre CAD-Software nötig wären (§ 29 Abs. 2 UVgO).

Hinweis: Bund und Länder überarbeiten die UVgO bis spätestens 31.12.2026 – einzelne Wertgrenzen und Regelungen können sich im Zuge dieser Reform noch ändern. Die oben genannten Paragrafen entsprechen dem Stand Juli 2026.

Warum ein einheitliches Datenformat entscheidend ist

Die Vergabestelle ist grundsätzlich frei in der Wahl des Datenaustauschformates. Im Bereich der VOB hat sich GAEB als gängiges, von allen Beteiligten akzeptiertes Format durchgesetzt. Damit der elektronische Datentransfer reibungslos funktioniert, benötigen Auftraggeber und Bieter eine einheitlich gegliederte Struktur der Leistungsverzeichnisse. Wird die Gliederung uneinheitlich gehandhabt, drohen Fehler beim Datenimport, unvollständige Angebote oder sogar der Ausschluss von Bietern aus dem Vergabeverfahren.

Der typische Ablauf einer e-Vergabe

In der Praxis läuft eine e-Vergabe meist in vier Schritten ab: Die Vergabestelle veröffentlicht die Bekanntmachung und stellt die Vergabeunterlagen samt Leistungsverzeichnis elektronisch bereit, üblicherweise über eine Vergabeplattform. Bieter laden das LV herunter, hinterlegen ihre Einheitspreise und übermitteln das Angebot verschlüsselt über dieselbe Plattform zurück. Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnet die Vergabestelle die Angebote elektronisch und stellt sie im Preisspiegel gegenüber. Erst nach Prüfung und Wertung erfolgt der Zuschlag. Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf ist, dass die Gliederungsstruktur des Leistungsverzeichnisses über alle Schritte hinweg unverändert bleibt – nur so sind die zurückgespielten Angebote später direkt vergleichbar.

Die OZ-Maske: Struktur für die e-Vergabe definieren

In ORCA AVA legen Sie die Gliederungsstruktur eines Leistungsverzeichnisses über die Ordnungszahl-Maske (OZ-Maske) fest. Für die e-Vergabe hat sich beispielsweise eine OZ-Maske bewährt, die als „11.22.PPPPI“ definiert ist:

• 2 Stellen (11) für die erste Hierarchie-Ebene, zum Beispiel den Titel
• 2 Stellen (22) für die zweite Hierarchie-Ebene, zum Beispiel den Untertitel
• 4 Stellen (PPPP) für die Positionsnummern
• 1 Stelle (I) für den Index der Positionen

Am schnellsten definieren Sie die passende OZ-Maske mit dem Gliederungsassistenten von ORCA AVA. Er unterstützt Sie sowohl bei neuen Projekten als auch bei der nachträglichen Anpassung bestehender Leistungsverzeichnisse.

Worauf Sie bei der e-Vergabe achten sollten

• Gliederung frühzeitig festlegen: Definieren Sie die OZ-Maske idealerweise bei Projektstart, damit alle Leistungsverzeichnisse von Anfang an konsistent aufgebaut sind.
• Struktur prüfen lassen: Lassen Sie fertige Leistungsverzeichnisse auf Einhaltung der gewählten Einstellungen prüfen, bevor sie an Bieter versendet werden.
• Abweichungen gezielt korrigieren: Ein Prüfprotokoll mit verständlichen Fehlerhinweisen erleichtert die Nachbearbeitung erheblich.
• Zertifizierte GAEB-Schnittstelle nutzen: Nur eine zertifizierte Schnittstelle stellt sicher, dass exportierte Dateien von allen Vergabebeteiligten korrekt gelesen werden.

e-Vergabe in der Praxis mit ORCA AVA

Mit dem Gliederungsassistenten definieren Sie in ORCA AVA die passenden Einstellungen für e-Vergabe-konforme Leistungsverzeichnisse – wahlweise für das gesamte Projekt oder für einzelne, bereits bestehende LVs. Fertige Leistungsverzeichnisse lassen sich direkt gegen die gewählte OZ-Maske prüfen: Abweichungen weist das Prüfprotokoll aus, Tooltips erläutern die Art des Fehlers und geben Hinweise zur Korrektur, das Protokoll lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern. Ist eine Struktur zu tief gegliedert, entfernt die Funktion „Gliederungsebenen entfernen“ überflüssige Ebenen in wenigen Schritten; anschließend nummerieren Sie das Leistungsverzeichnis bis auf Positionsebene neu.

Ergänzend zur OZ-Maske sorgt die zertifizierte GAEB-Schnittstelle von ORCA AVA für den korrekten Datenaustausch im gesamten Vergabeverfahren – von der Angebotsaufforderung bis zur Auswertung im Bietervergleich. Vertiefende Informationen zum Zusammenspiel von OZ-Maske und Datenaustausch liefert das Whitepaper „ORCA AVA und die e-Vergabe“.

Sie möchten die e-Vergabe mit ORCA AVA selbst ausprobieren? ORCA AVA steht als sechswöchige, kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang zur Verfügung – unverbindlich und ohne aufwendige Einarbeitung, da sich die Software intuitiv bedienen lässt.

Häufige Fragen zur e-Vergabe – FAQ

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