ORCA AVA als Instrument der kaufmännischen Projektabwicklung

Duschl Ingenieure GmbH & Co. KG als Poweruser

„Ja, für mich ist ORCA AVA ein Instrument zur kaufmännischen Projektabwicklung“, bekräftigt Michaela Widmann, Projektassistentin der Duschl Ingenieure GmbH & Co. KG. Seit 15 Jahren ist sie beim Rosenheimer Ingenieurbüro beschäftigt, mittlerweile verantwortet sie den Einsatz von ORCA AVA im Büro. Die Anwender bei Duschl Ingenieure sind das, was man Poweruser nennt. Kostenschätzung, Kostenberechnung, Aufteilung auf Vergabeeinheiten mit Ermittlung der Budgets, LVs, Vergabe, Preisspiegel, rechnerische Angebotsprüfung, Aufträge, Nachtragsmanagement, Aufmaß- und Regieeingabe, Rechnungsfreigabe, Kostenverfolgung – das alles leistet ORCA AVA täglich für die Planungs- und Projektabteilung.

Als Familienunternehmen feiert Duschl Ingenieure GmbH & Co. KG in 2021 das 50jährige Bestehen. Gegründet wurde das Büro von Gerhard Duschl sen., die beiden Söhne Andreas und Hanns Duschl sind in der Geschäftsführung bzw. als Planer und Projektleiter im Büro tätig. In der Zentrale in Rosenheim steuern über 130 Mitarbeiter zum Erfolg bei – mit viel Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeiten. Optimale Arbeitsbedingungen wie Frau Widmann schwärmt: „Der gute Umgang untereinander, die flachen Hierarchien, da merkt man immer noch, dass es ein familiengeführtes Unternehmen ist.“ Auch auf die Ausbildung von jungen Menschen wird viel Wert gelegt – Duschl Ingenieure bietet sowohl Praxisplätze für Studierende als auch Ausbildungsplätze für kaufmännische und technische Berufe an. Weitere Büros entstanden in Gießen, Chemnitz, München, Hamburg und Nürnberg. Das Leistungsspektrum umfasst die TGA für Heizung, Lüftung, Sanitär, Kälte, Elektroplanung wie Starkstrom, Fernmelde- und informationstechnische Anlagen und Gebäudeautomation sowie das weite Feld der Energietechnik. Eine Abteilung bearbeitet Sonderprojekte wie Machbarkeitsstudien oder BHKWS. Bauvorhaben mit hohen Summen sind an der Tagesordnung.

Die Software als zentrale Drehscheibe

Da heißt es: Überblick behalten. Das gelingt dem Ingenieurbüro mit ORCA AVA. Die Software ist zentrale Drehscheibe für das gesamte Kostenmanagement. Ein Projekt startet mit einer Kostenschätzung in Leistungsphase 2. Duschl Ingenieure legen viel Wert auf konsequente Struktur und einen durchgehenden Workflow – das finden sie in ORCA AVA. „Ich habe mich in die Software eingearbeitet, aber ORCA AVA macht es“, zeigt sich die Projektassistentin überzeugt. „Wir haben uns einen Standard erarbeitet, wie wir Projekte in ORCA organisieren. Bei Abwesenheit können wir uns jederzeit vertreten.“ Mit eigenen in ORCA AVA angelegten Layouts hat sich Duschl Ingenieure darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen, dem Auftraggeber Auswertungen mit ihrer Logik und ihrer Projekthandschrift zu präsentieren. Bevor sie im Büro eine neue Version an ihre Kolleginnen und Kollegen ausrollt, ist das einer der Punkte, den Frau Widmann prüft: funktionieren die für Duschl Ingenieure angepassten Layouts noch. Sie testet zugleich auch die neuen Funktionen eines Versionsupdates. Vor Installation erhalten die Mitarbeiter eine interne Schulung. So profitieren alle Beteiligten optimal von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software: die Anwender, das Ingenieurbüro, die Auftraggeber und Bauherren.

Steigt Frau Widmann in ein Projekt ein, sieht man sehr schnell, dass das Musterprojekt den Workflow exakt vorgibt, Zeit- und Abstimmungsverluste werden vermieden, auch neue Kolleginnen und Kollegen sind schnell eingearbeitet. In der ORCA AVA EE, von der das Büro 22 Lizenzen im Einsatz hat, sind vonseiten der Software zehn Kontenrahmen hinterlegt. Diese wurden spezifiziert: Es gibt zwei Kontenrahmen für die DIN 276, einen für die Leistungsbereiche, einen für die Nachtragsbearbeitung. Kontenrahmen 5 wird genutzt, um die Anrechenbarkeit bei Nachtragsangeboten zu definieren, in der Position werden die Leistungsphasen der HOAI hinterlegt, für die ggfs. zusätzliches Honorar generiert werden kann.

Für das Kostenmanagement im Projekt gibt es noch den Kontenrahmen 6, dieser ermöglicht eine Übersicht nach einzelnen Bauabschnitten oder Bauteilen – von der ersten Kostenschätzung bis zur Kostenfeststellung. 

Ist innerhalb dieser Struktur und Gliederung eine Kostenschätzung erstellt, geht diese an den Auftraggeber, nach erfolgreichen Abstimmungen wird aus der Kostenschätzung eine Kostenberechnung in der LPH 3, die dann auch als Basis für die Honorargrundlage dient. Nach der Freigabe der Kostenberechnung durch den Bauherren werden die Kosten auf die verschiedenen Vergabeeinheiten aufgeteilt. Die Wünsche und Vorgaben des Bauherren können dabei einfach berücksichtigt werden. Soll zum Beispiel für Elektroarbeiten ein gesamtes LV oder soll je eine separate Ausschreibung für Stromversorgung, Gefahrenmeldeanlagen, Medientechnik, Blitzschutz usw. erstellt werden.

Der genehmigte Stand wird in ORCA AVA dokumentiert. Im gesamten voranschreitenden Projekt-Workflow bleibt in ORCA AVA die Struktur erhalten. Die Kollegen der Planungsabteilung behalten die Summe des Schätz-LVs immer im Blick, ein jederzeitiger Kostenvergleich zum IST-Stand ist möglich. Bemerkt man eine Budget- / Kostenüberschreitung, so kann man rechtzeitig in den Austausch mit dem Auftraggeber gehen.

Nach Fertigstellung der Leistungsverzeichnisse werden diese auf eine Vergabeplattform hochgestellt oder per E-Mail an die Anbieter verschickt. Zurück gehen die Angebote über die GAEB-Schnittstelle in ORCA AVA, der nächste Schritt ist die rechnerische Prüfung der Angebote. Über die Seitenansicht Angebote Bietervergleiche wird der Preisspiegel von ORCA AVA erstellt. Falls noch eine Preisaufklärung notwendig ist, weil zum Beispiel ein Angebot nicht vollständig bepreist wurde, ist das in der Ansicht schnell gefunden.

Hat der Bauherr die Aufträge erteilt, werden für die einzelnen Gewerke die entsprechenden Angebote in ORCA AVA in den Bereich Aufträge übernommen. Eventuelle Nachtragsangebote werden über das Nachtragsmanagement direkt im Auftrag erfasst. Im Bereich Aufmaßprüfung werden alle Aufmaße und Regienachweise eingepflegt. Mit der Rechnungsfreigabe der Schlussrechnung ist ein Projekt erfolgreich durchgängig bearbeitet.

ABBILDUNGEN

© Duschl Ingenieure / ORCA Software

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